Wydarzenia takie jak szkolenia, konferencje czy kongresy na stałe wpisały się w kalendarz eventów naukowych w Polsce. Udział w takich spotkaniach to niepowtarzalna okazja do poszerzania swoich horyzontów, poznawania ciekawych ludzi czy prezentacji własnych badań. Spotkania o charakterze naukowym zazwyczaj odznaczają się dużym prestiżem i oficjalnym charakterem. Przygotowanie dobrej i ciekawej konferencji od podstaw to wyzwanie, które wymaga solidnego zaplanowania i zadbania o wiele elementów. Poniżej przedstawiamy kilka wskazówek dla organizatorów, które wyjaśnią niejasności.
Spis Treści
Czym różni się konferencja od sympozjum?
Istnieje wiele rodzajów wydarzeń dedykowanych przedstawicielom świata nauki. Osoby zainteresowane określoną dziedziną mogą brać udział np. w konferencjach czy sympozjach. Zasadniczo każde z takich spotkań jest doskonałą okazją do opowiedzenia o prowadzonych badaniach, dyskusji na dany temat oraz integracji środowiska naukowego. Jednakże warto mieć świadomość, że wymienione wydarzenia, choć pod pewnymi względami podobne, różnią się. Konferencje naukowe różnią się od sympozjów m.in. wielkością i czasem trwania, generalnie mają też inne cele. Konferencje najczęściej mają charakter otwarty (może w nich wziąć udział każdy zainteresowany), podczas gdy sympozja są skierowane do konkretnych osób, np. specjalistów z danej dziedziny. Co więcej, różnica między konferencją a sympozjum może polegać na tym, że sympozjum skupia się na skrupulatnie określonym, konkretnym zagadnieniu, a nie bardziej ogólnym temacie. Takie wydarzenie zostaje zakończone zwykle w ciągu jednego dnia, z kolei konferencja równie dobrze może być kilkudniowym eventem. Pomimo pewnych różnic między tymi dwoma rodzajami imprez, organizacja wydarzeń o profilu naukowym opiera się na podobnych zasadach. Z dalszej części artykułu można dowiedzieć się najważniejszych informacji o ich przygotowaniu.
Organizacja konferencji naukowej – o czym warto pamiętać?
Kiedy wpadamy na pomysł organizacji spotkania dla przedstawicieli świata nauki, możemy czuć się podekscytowani, ale też nieco zestresowani. Nie ma w tym nic dziwnego, zaplanowanie tak prestiżowego eventu jak konferencja czy sympozjum nie jest bowiem zadaniem łatwym. Przygotowanie tak doniosłego wydarzenia może być dziełem przypadku. Dlatego z pewnością pierwszym krokiem, jaki powinniśmy podjąć, jest stworzenie ogólnej koncepcji eventu. To od niej zależy kształt wydarzenia, jakie zorganizujemy. Niezależnie od tego, czy planujemy kameralne spotkanie, czy imprezę o charakterze międzynarodowym, podstawą jest dokładny plan. Organizator powinien uwzględnić w nim zakres tematyczny oraz jak najbardziej szczegółowy harmonogram. Należy też doprecyzować budżet. Kolejny ważny krok to zarezerwowanie odpowiedniego terminu oraz wybór lokalizacji. Pod uwagę należy wziąć dostępność prelegentów, ale też kalendarz eventów branżowych w okolicy. Wydarzenie najlepiej planować z co najmniej 6-miesięcznym, a najlepiej rocznym wyprzedzeniem. Aby konferencja była zapamiętana na dłużej, należy zapewnić uczestnikom jak najbardziej komfortowe warunki. Bardzo ważną sprawą jest wybór kompletnego wyposażenia pozwalającego na przeprowadzenie wydarzenia oraz dostawców. Tutaj z pomocą przychodzi doświadczony event manager lub profesjonalna agencja. Organizacja konferencji lub sympozjum naukowego we współpracy ze specjalistami ds. eventów może być trafnym posunięciem zwłaszcza wtedy, gdy planujemy taki event po raz pierwszy. Jeśli mamy zamiar stworzyć wydarzenie na naprawdę wysokim poziomie, warto mieć na uwadze możliwość pomocy doświadczonego organizatora. Działając w ten sposób nie tylko zyskujemy na czasie, ale także mamy pewność, że nasz projekt odniesie jeszcze większy sukces. Jak widać, organizacja konferencji – pomimo iż jest złożonym i wymagającym zadaniem – może być przyjemna i satysfakcjonująca. Grunt to odpowiednie planowanie, a w razie potrzeby skorzystanie z pomocy ekspertów.
