Własna firma kojarzy się z wolnością i niezależnością, ale też z tą ciemniejszą stroną mocy, czyli nielubianą lub niezrozumiałą przez większość osób “papierologią”. Piętrzące się na biurkach stosy faktur, umów, aneksów mogą przyprawić o niemały zawrót głowy. Jeżeli rozwinięcie własnego działu księgowości jest przerastającym wyzwaniem, na ratunek wkraczają biura rachunkowe. Rynek wypełniony jest po brzegi ofertami zapewniającymi obsługę nad księgami rachunkowymi firm. Poniższe wskazówki podpowiedzą, na co warto zwrócić szczególną uwagę przy wyborze firmy, której powierzona zostanie dbałość o rozliczenia.
1. CENA
Pierwsza pod lupę idzie cena usług księgowych – chociaż jest jednym z podstawowych wyznaczników wyboru, nie powinna go jednak bezwzględnie determinować. Dobra jakość jest ceniona, a inwestycja w rzetelną firmę może uchronić przedsiębiorcę od problemów w postaci kar finansowych za ewentualne niedopatrzenia, które mogłyby wystąpić w przypadku wyboru gorzej kwalifikowanych księgowych. Nadgorliwa oszczędność i skuszenie się na konkurencyjną cenę może tylko przysporzyć kłopotów prawnych i finansowych, którym lepiej zapobiegać. Cena adekwatna do jakości – tą zasadą powinni kierować się rozsądni przedsiębiorcy.
2. UBEZPIECZENIE
Wyznacznikiem, który może śmiało budzić zaufanie do biura rachunkowego jest informacja o jego ubezpieczeniu. Potencjalny klient biura rachunkowego ma prawo prosić o przedstawienie potwierdzenia zawarcia polisy ubezpieczeniowej w celu poznania jej zakresu oraz wartości. Przykładowo Biuro Rachunkowe Stratego słusznie przedstawia jawnie informację o ważnej polisie ubezpieczeniowej od odpowiedzialności z tytułu świadczonych usług w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych. Co oznacza to w praktyce? W przypadku ewentualnych błędów popełnionych przez osoby, którym powierzone zostały obowiązki w zakresie księgowości, przedsiębiorca może czuć się bezpiecznie. Każde profesjonalne biuro rachunkowe posiada wspomniane ubezpieczenie.
3. ZAKRES USŁUG BIURA RACHUNKOWEGO
Multidyscyplinarność to w tej kategorii wyjątkowa zaleta. Szukając biura rachunkowego, warto sprawdzić zakres jego działalności. Pozytywnym zaskoczeniem mogą okazać się usługi dodatkowe, będące poza zakresem samej rachunkowości. Kontynuując przykład wspomnianego Stratego, zobaczyć można, że ich oferta obejmuje kompleksową obsługę nie tylko w zakresie księgowo-rachunkowym, ale również kadrowo-płacowym oraz prawno-podatkowym. Takie rozwiązanie jest dobrym sposobem na zaoszczędzenie czasu i nerwów przedsiębiorców – przecież mało kto lubi się rozdrabniać. W takim wypadku, mając tylko jeden kontakt, otrzymujemy odpowiedzi na nurtujące nas pytania z wymienionych wyżej zakresów, bez potrzeby wykonywania wielu telefonów do różnych osób. Szeroki zakres usług ma dodatkowo tę zaletę, że firma obsługująca danego przedsiębiorcę zna jego potrzeby i na bieżąco może proponować korzystne rozwiązania, informować o możliwych dofinansowaniach lub ostrzegać o zmianach w prawie.
4. WSZECHSTRONNOŚĆ
Dobre biuro rachunkowe, to takie, które ma kompetencje do tego by obsługiwać różne rodzaje przedsiębiorstw – mikro, małe, średnie. Każde z nich wymaga indywidualnego podejścia – dobrze więc, kiedy biuro rachunkowe posiada aktualną wiedzę na temat np. nowopowstałych spółek jednoosobowych, działalności gospodarczych, czy start-up’ów. Wymagana jest znajomość praw, które dotyczą firm korzystających z dotacji unijnych. Biuro rachunkowe, które jest w stanie podjąć się obsługi każdego rodzaju działalności jest biurem godnym zaufania. Księgowi i księgowe to agenci do zadań specjalnych takich jak prowadzenie rachunkowości spółek prawa cywilnego lub handlowego.
5. KWALIFIKACJE
Biuro rachunkowe tworzą ludzie, dlatego też przy wyborze swego rodzaju powiernika i opiekuna firmy, warto sprawdzić kompetencje i doświadczenie pracowników takiego biura. To, co jest najistotniejsze to aktualność wiedzy – prawo jest zmienne i obowiązkiem dobrego księgowego jest aktualizować swoją wiedzę, tak by bieżące zadania wykonywać zgodnie z aktualnym stanem postanowień czy ustaw, bez narażania klientów na błędy, za które może ponieść konsekwencje. Wzorowe biuro rachunkowe rozwija swój potencjał przez adaptację do aktualnych zmian gospodarczych i legislacyjnych. To, co może potwierdzić kwalifikacje zespołu biura rachunkowego, to jego członkostwo w Stowarzyszeniu Księgowych w Polsce, które zapewnia rozwój.
6. OPINIA
Aspekt z cyklu „oczywista oczywistość” to opinia o danym biurze rachunkowym. Nie należy wahać się przy możliwości zasięgnięcia opinii osób, które mają doświadczenia w tym zakresie. Warto zapytać o referencje firm osób, których działalność podobna jest do naszej. Oparcie się o cudzą, zaufaną ocenę to słuszna decyzja, która pozwala na lepsze poznanie cech i sposobu funkcjonowania danego biura rachunkowego. Subiektywne opinie to jednak nie wszystko – warto też zwrócić uwagę na fakt posiadania Certyfikatu „Rzetelna Firma”. To wskaźnik, który może śmiało zachęcić do współpracy z danym biurem rachunkowym. Dokument ten oficjalnie potwierdza, że dana firma nie jest wpisana w Krajowy Rejestr Długów. Wpływa to na dobrą renomę i utwierdza w przekonaniu, że dane biuro rachunkowe jest wiarygodnym kontrahentem.
7. ZAUFANIE
W biurze rachunkowym wszystko, co dotyczy firmy klienta jest „ściśle tajne”. W dodatku bezterminowo. Nawet po zamknięciu firmy, wszystkie dane pozostają poufne, bez możliwości ujawnienia ich. Jeśli biuro rachunkowe ma wdrożone wszystkie procedury (zgodnie z najnowszymi regulacjami prawnymi), które pozwalają na skuteczną ochronę danych osobowych – jest to zielone światło dla współpracy pomiędzy nim a przedsiębiorą. W kwestii zaufania można uznać również dostępność biura rachunkowego, czyli godziny, w których można liczyć na kontakt lub doraźną pomoc tudzież orientacyjny czas oczekiwania na odpowiedź na maile.
